公的研究費の管理・運営規程

第1章 総則

第1条（目的）

第2条（適用範囲）

第3条（用語の定義）

1. 「競争的研究費等」とは、文部科学省又は文部科学省が所管する独立行政法人から配分される競争的資金を中心とした公募型資金をいう。

2. 「不正」とは、故意又は重大な過失による競争的研究費等の他の用途への使用又は競争的研究費等の交付の決定の内容や付された条件に違反した使用をいう。

3. 「コンプライアンス教育」とは、不正を事前に防止するために、競争的研究費等の運営・管理に関わる全ての構成員に対し実施する教育をいう。

4. 「啓発活動」とは、不正を起こさせない組織風土を形成するために、機関が構成員全体に対し実施する諸活動全般をいう。

第2章 機関内の責任体系

第4条（最高管理責任者）

1. 当社全体を統括し、競争的研究費等の運営・管理について最終責任を負う者として「最高管理責任者」を置く。

2. 最高管理責任者は、代表取締役社長／CEOをもって充てる。

3. 最高管理責任者は、その職名を当社ウェブサイトおよび社内に公表する。

4. 最高管理責任者の役割は次のとおりとする。
• (1) 不正防止対策の基本方針を策定・周知し、それらを実施するために必要な措置を講じる。
• (2) 統括管理責任者およびコンプライアンス推進責任者が責任を持って競争的研究費等の運営・管理が行えるよう、適切にリーダーシップを発揮する。
• (3) 不正防止対策の基本方針および具体的な不正防止対策の策定に当たっては、経営会議において審議を主導するとともに、その実施状況や効果等について経営会議メンバーと議論を深める。
• (4) 自ら様々な啓発活動を定期的に行い、構成員の意識の向上と浸透を図る。

第5条（統括管理責任者）

1. 最高管理責任者を補佐し、競争的研究費等の運営・管理について当社全体を統括する実質的な責任と権限を持つ者として「統括管理責任者」を置く。

2. 統括管理責任者は、最高管理責任者が経営会議の議を経て任命する。

3. 統括管理責任者は、その職名を当社ウェブサイトおよび社内に公表する。

4. 統括管理責任者の役割は次のとおりとする。
• (1) 基本方針に基づき、不正防止計画をはじめとする当社全体の具体的な対策を策定・実施し、実施状況を確認する。
• (2) 実施状況を最高管理責任者に報告する。
• (3) コンプライアンス教育および啓発活動に関する実施計画を策定する。

第6条（コンプライアンス推進責任者）

1. 競争的研究費等の運営・管理について実質的な責任と権限を持つ者として「コンプライアンス推進責任者」を置く。

2. コンプライアンス推進責任者は、最高管理責任者が経営会議の議を経て任命する。

3. コンプライアンス推進責任者は、その職名を当社ウェブサイトおよび社内に公表する。

4. コンプライアンス推進責任者の役割は次のとおりとする。
• (1) 統括管理責任者の指示の下、当社における対策を実施し、実施状況を確認するとともに、実施状況を統括管理責任者に報告する。
• (2) 競争的研究費等の運営・管理に関わる全ての構成員に対し、コンプライアンス教育を実施し、受講状況を管理監督する。
• (3) 当社において、定期的に啓発活動を実施する。
• (4) 構成員が、適切に競争的研究費等の管理・執行を行っているか等をモニタリングし、必要に応じて改善を指導する。

第7条（監事相当職）

1. 当社は、ガイドライン用語定義(4)に基づく「監事又は監査役を置かない機関における監査に相当する職務を果たしている者」として「監事相当職」を置く。

2. 監事相当職は、最高管理責任者の指揮下に属さない経営会議メンバーまたは外部の専門家（弁護士、公認会計士、税理士等）の中から、経営会議が任命する。

3. 監事相当職の役割は次のとおりとする。
• (1) 不正防止に関する内部統制の整備・運用状況について当社全体の観点から確認し、意見を述べる。
• (2) 統括管理責任者またはコンプライアンス推進責任者が実施するモニタリングや内部監査によって明らかになった不正発生要因が不正防止計画に反映されているか、また不正防止計画が適切に実施されているかを確認し、意見を述べる。
• (3) 確認した結果について、経営会議において定期的に報告し、意見を述べる。
• (4) 体制整備等自己評価チェックリストの提出に際し、その内容を確認する。
• (5) 第19条第4項に定める検収判定の協議に参加する。
• (6) 第8条第3項に定める統括管理責任者およびコンプライアンス推進責任者の独立性レビューを年1回実施する。

第8条（責任体系の運用）

1. 当社は小規模機関であることから、ガイドライン第1節「実施上の留意事項」①に基づき、機関規模に応じた柔軟な運用を行う。

2. 各責任者の役割（責務）等を本規程に明記し、それらの管理監督の責任が十分果たされず、結果的に不正を招いた場合には処分の対象となることを構成員に周知徹底する。

3. 上司部下関係にある責任者の独立性確保: 統括管理責任者およびコンプライアンス推進責任者が当社の通常業務における上司部下関係にある場合には、自己モニタリングを回避するため、次の補完統制を併設する。
• (1) コンプライアンス推進責任者は、第6条第4項各号の業務遂行状況に係る報告を、統括管理責任者に対する報告と並行して、最高管理責任者に対しても直接行う。当該報告は、当社が指定する社内コミュニケーションツール（Discord等）の責任者専用チャンネルにおいて文書化する。
• (2) 監事相当職は、年1回、統括管理責任者およびコンプライアンス推進責任者に対する個別ヒアリングを実施し、両者間の独立性が確保されているか（上司部下関係を理由とする判断の歪み、報告ルートの形骸化等の有無）を確認し、所見を最高管理責任者および経営会議に書面により報告する。
• (3) 第30条に定める内部監査は、最高管理責任者の直轄として、統括管理責任者およびコンプライアンス推進責任者の指揮下に置かない。

第3章 コンプライアンス教育・啓発活動

第9条（コンプライアンス教育）

1. コンプライアンス推進責任者は、統括管理責任者が策定する実施計画に基づき、競争的研究費等の運営・管理に関わる全ての構成員を対象としたコンプライアンス教育を実施する。

2. コンプライアンス教育の内容は、各構成員の職務内容や権限・責任に応じた効果的で実効性のあるものを設定し、定期的に見直しを行う。

3. 実施に際しては、あらかじめ一定の期間（原則として年1回）を定めて定期的に受講させるとともに、対象者の受講状況および理解度について把握する。

4. コンプライアンス教育の内容には、次の事項を含むものとする。
• (1) 機関への影響
• (2) 運用ルール・手続・告発等の制度などの遵守すべき事項
• (3) 不正が発覚した場合の機関の懲戒処分・自らの弁償責任
• (4) 配分機関における申請等資格の制限、研究費の返還等の措置
• (5) 当社における不正対策

第10条（誓約書の提出）

1. 競争的研究費等の運営・管理に関わる全ての構成員は、コンプライアンス教育の受講機会等（新規採用者、転入者等についてはその都度）に、別紙様式による誓約書を提出しなければならない。

2. 誓約書には、次の事項を盛り込む。
• (1) 当社の規則等を遵守すること
• (2) 不正を行わないこと
• (3) 規則等に違反して、不正を行った場合は、当社や配分機関の処分および法的な責任を負担すること

3. 誓約書は、本人の自署または電子署名法（平成12年法律第102号）に基づく電子署名のいずれかの方法による。電子署名による場合、当社が指定する電子契約サービス（マネーフォワード ケッサイ電子契約等）を使用する。

第11条（啓発活動）

1. コンプライアンス推進責任者は、統括管理責任者が策定する実施計画に基づき、競争的研究費等の運営・管理に関わる全ての構成員に対して、コンプライアンス教育にとどまらず、不正根絶に向けた継続的な啓発活動を実施する。

2. 啓発活動は、少なくとも四半期に1回程度、定期的に実施する。

第12条（行動規範）

第4章 ルールの明確化・統一化

第13条（ルールの明確化）

1. 当社は、競争的研究費等に係る事務処理手続に関するルールを、競争的研究費等の運営・管理に関わる全ての構成員にとって分かりやすいよう明確に定める。

2. ルールと運用の実態が乖離していないか、適切なチェック体制が保持できるか等の観点から定期的に点検し、必要に応じて見直しを行う。

3. 当社全体としてルールの統一を図る。

4. ルールの全体像を体系化し、競争的研究費等の運営・管理に関わる全ての構成員に分かりやすい形で周知する。

第14条（職務権限の明確化）

1. 競争的研究費等の事務処理に関する構成員の権限と責任について、当社内で合意を形成し、明確に定めて理解を共有する。

2. 業務の分担の実態と職務分掌規程の間に乖離が生じないよう適切な職務分掌を定める。

3. 各段階の関係者の職務権限を明確化する。

4. 職務権限に応じた明確な決裁手続を定める。

第5章 不正防止計画

第15条（不正防止計画推進部署）

1. 不正防止計画の推進を担当する部署として、統括管理責任者の指揮下に「不正防止計画推進部署」を置く。

2. 当社は小規模機関であるため、不正防止計画推進部署は統括管理責任者およびコンプライアンス推進責任者の合議体として運用する。

第16条（不正防止計画の策定）

1. 最高管理責任者が策定した基本方針に基づき、統括管理責任者および不正防止計画推進部署は、当社全体の具体的な対策のうち最上位のものとして、不正防止計画を策定する。

2. 不正防止計画は、優先的に取り組むべき事項を中心に、明確なものとするとともに、不正を発生させる要因に対応する対策を反映させ、実効性のある内容とする。

3. 不正防止計画は、モニタリングの結果やリスクが顕在化したケースの状況等を活用し、定期的に点検し、必要な見直しを行う。

第6章 研究費の適正な運営・管理活動

第17条（予算執行状況の把握）

1. 発注段階で支出財源の特定を行い、予算執行の状況を遅滞なく把握する。

2. 予算執行が当初計画に比較して著しく遅れている場合は、研究計画の遂行に問題がないか確認し、問題があれば改善策を講じる。

3. 正当な理由により、研究費の執行が当初計画より遅れる場合等においては、繰越制度等を積極的に活用する。

第18条（発注業務）

1. 当社はフルリモート勤務を前提とする組織であり、物品の納品先は構成員の自宅その他の指定場所となる。発注業務は、原則として事務部門（総務）が当社名義で一元的に実施する。

2. 研究者本人による発注（当社名義の直接発注および立替払を含む。）は、緊急性または業務上やむを得ない事情がある場合に限り認める。研究者は、発注後3営業日以内に、統括管理責任者およびコンプライアンス推進責任者の双方に対し、別途定める「自力発注届」（発注理由、発注先、品目、金額、納品予定日を記載）を提出しなければならない。

3. 立替払（書籍、出張中の交通費・宿泊費、少額消耗品等）は、当社の標準経費精算プロセスを通じて事後精算するものとし、事務部門（総務）が承認・記録する。

4. 自力発注届が提出された案件は、第19条第3項に定める検収手続および第30条に定める内部監査の全件対象とする。

5. 標準発注先運用の基本方針: 当社は、フルリモート・少額多頻度・標準プラットフォーム中心という事業実態を踏まえ、業者誓約書（第20条）および特定業者発注の事後所在確認（第19条第6項。物理的第三者立会いに代わる代替的統制として運用される）の対象範囲について、本条第6項に定める「標準発注先」を当該対象範囲から原則として除外する。当該方針の根拠は次のとおりである。
• (1) 機関判断としての対象範囲設定: 公的研究費管理ガイドライン（実施基準）第4節および同FAQは、業者誓約書の徴求基準について「累計取引額・回数等の取引実績や、リスク要因等を考慮し、機関として対象範囲を定めることが望ましい」と規定し、具体的な数値基準を機関の自主判断に委ねている。
• (2) 電子商取引型取引のリスク分類: 当社は、本条第6項に定める「標準発注先」を、固定価格Web checkout、売主のローテーション、機関名義決済等の構造的特性により、研究者と業者担当者の人的関係を起点とする癒着リスク（見積調整・値引交渉・特注構成・人的便宜等）が構造的に発生し難い電子商取引型取引と位置付け、誓約書徴求対象のリスク分類上、低リスク区分として扱う。
• (3) 代替統制による同等性確保: 当社は、標準発注先からの取引について、誓約書徴求および第三者立会いと同等以上の統制効果を、次の代替手段の組合せにより達成する。特に、物理的な第三者立会いの代替として、(f) 現物写真および発注履歴画像の全件提出と、(g) 四半期抜取の事後所在確認が機能する。
• (a) 価格透明性（同一商品の他購入者価格との即時比較可能性）
• (b) 発注・納品・支払・返品の電子証跡の自動取得
• (c) 機関名義アカウント・機関決済による属人化抑制
• (d) 第19条第4項に定める全件検収判定協議（監事相当職参加必須）
• (e) 本条第7項に定める同一売主集中度の四半期モニタリング
• (f) 第19条第2項に基づく構成員からの発注履歴画像（売主名・売主ID・取引価格が表示されたスクリーンショット）および現物写真（型番・シリアル番号等が判別できるもの）の全件提出。
• (g) 第19条第6項に定める、コンプライアンス推進責任者による四半期抜取の事後所在確認（高額または高換金性のハードウェア等については、検収担当者宛の中継納品による物理的事前確認を選択しうる）。
• (4) 規程の実効性確保: 同ガイドライン第3節は「ルールと運用の実態が乖離していないか」の点検を求めている。標準発注先の多くはB2C販売チャネルのみで、機関個別の誓約書徴求に応じる窓口を持たないことを踏まえ、当社は、誓約書徴求の形式要件を機械的に踏襲するのではなく、本項各号に定める代替統制の重層化により、ガイドラインが本来意図するリスク低減効果の確保を図る。誓約書徴求が現実に困難な相手方については、その取得不能理由（B2C販売チャネルのみ、機関個別誓約書に応じる窓口不在等）の業者単位での記録保存、および規程の周知（取引業者向けには当社コーポレートサイトでの方針公開）をもって、これに代える。

6. 標準発注先の要件: 本規程において「標準発注先」とは、有形物の発注について次の各号の要件をすべて満たす取引相手を指す。
• (1) 機関名義アカウントによる発注、または個人名義での発注後に当社経費精算プロセスを経て機関決済されるものであること。
• (2) 発注・納品・支払・返品の電子証跡が、当該プラットフォームまたはメーカー側のシステムにより自動的に取得されること。
• (3) 固定価格のWeb checkoutにより取引が完結し、見積取得、値引交渉、特注構成、営業担当者との個別交渉を伴わないこと。
• (4) 取得対象が標準的な有形物品であること（独占商材、特殊役務、SaaS年間契約、保守契約等を除く）。
• (5) コンプライアンス推進責任者が承認し、別途定める「承認済標準発注先一覧」に掲載されていること。暫定版発足時の同一覧の登載は Amazon.co.jp（Amazon Business を含む） のみとする。直販メーカー（Apple、Meta、Microsoft、Dell、Lenovo 等）の固定価格Web checkout を本号により標準発注先として追加する場合は、コンプライアンス推進責任者が、本条第6項各号の要件適合性および同条第7項のモニタリング体制適用可否を確認の上、当該一覧を更新する。

7. 同一売主集中度モニタリング: コンプライアンス推進責任者は、四半期に一度、標準発注先における同一売主単位の発注集計を行い、次のいずれかに該当する売主を、第20条第1項第2号により誓約書徴求対象に編入し、第19条第6項の事後所在確認対象としても扱う。当該モニタリングは、特に Amazon Marketplace 第三者出品者を主たる対象とし、Amazon Business Analytics 等のレポート機能および立替精算ログを基に行う（生成AIによる集計支援を活用してよい）。集計結果および編入判断は、第19条第4項の検収判定協議において監事相当職と共有する。
• (1) 直近1年間における同一売主からの累計取引額が10万円以上
• (2) 直近1年間における同一売主からの累計取引回数が5回以上
• (3) 上記に該当しない場合であっても、コンプライアンス推進責任者がリスク要因等を考慮して必要と判断した売主

8. 本条の運用範囲・上限金額・標準発注先一覧の更新手続等は、運用実績を踏まえ、別途定めるルールにより精緻化する。

第18条の2（役務発注における見積取得および随意契約の妥当性記録）

1. 役務（講演・実演、調査・分析、システム開発、コンサルティング、倫理審査委託、その他の有形物品でないもの。以下同じ。）の発注に際し、対価の妥当性を確保するため、次の各号に定める区分に従い、見積を取得する。
• (1) 1件あたりの予定対価が100万円以上の発注: 原則として3社以上の競争見積を取得する。
• (2) 1件あたりの予定対価が50万円以上100万円未満の発注: 原則として2社以上の見積を取得する。
• (3) 1件あたりの予定対価が50万円未満の発注: 単独見積を可とする。ただし、当該対価が市場相場と比較して合理的であることの記録（公開価格、他機関の類似発注事例、大学慣行等の参照）を発注書または契約書類に添付する。

2. 前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する場合は、随意契約（複数見積を取得しない契約）によることができる。この場合、別途定める様式F5「相見積取得不能理由書」を作成し、コンプライアンス推進責任者の承認を得るものとする。
• (1) 独占性: 当該役務を提供できる者が特定の一者に限られ、他に代替可能な提供者が存在しないこと。
• (2) 緊急性: 災害、研究遂行上の緊急の必要等により、複数見積を取得する時間的余裕がないこと。
• (3) 専門性: 当該役務が高度の専門性を要し、特定の者でなければ研究目的を達成できないこと。
• (4) 継続性: 既存の業務委託先を継続して利用しなければ、これまでに蓄積されたノウハウ・データの継続性が損なわれる場合。特に、研究データの一貫性または計測条件の同一性が必要な場合を含む。
• (5) 少額: 1件あたりの予定対価が10万円未満であって、複数見積取得の事務負担が便益を上回ると認められる場合。
• (6) その他: 上記各号に該当しない場合であって、当該役務の性質上、複数見積取得が著しく困難であると認められる事由があること。当該事由は理由書に具体的に記載する。

3. 包括業務提携先その他特殊な関係を有する取引先への随意契約: 当社と包括業務提携その他の特殊な関係を有する取引先への発注については、本条第2項の理由書に加え、第22条の3第4項に定める追加要件（役員兼任の有無確認、随意契約の妥当性、無償提供物の開示）を満たすものとする。

4. 本条第2項の理由書および本条第1項の見積比較記録は、第19条第4項に定める検収判定協議において、監事相当職と共有する。ただし、次の各号のいずれにも該当する軽微・低リスク案件については、コンプライアンス推進責任者の判断により、当該月の他の同種案件と一括する月次一括確認による検収判定協議とすることができる。重点監視カテゴリA（特殊役務検収）に該当するもの、第3項に定める包括業務提携先への発注、および予定対価が100万円以上のものは、本ただし書きの対象外とし、必ず個別協議とする。
• (1) 1件あたりの予定対価が50万円未満であること
• (2) 第2項の理由書を要しない（本条第1項の閾値内である）か、または理由書が「少額」事由（第2項第5号）のみによること
• (3) 取引先が当社と包括業務提携その他の特殊な関係を有しないこと

5. 本条は、有形物品の発注（第18条第6項に定める標準発注先からのものを含む。）には適用しない。有形物品については第18条による。

第19条（検収業務）

1. 検収業務は、コンプライアンス推進責任者の監督の下、事務部門（総務）が一元的に実施する。フルリモート組織として、納品先は構成員の自宅その他の指定場所となるため、現物の物理的な集中検収は行わず、本条第2項以下に定める方法により検収を行う。

2. 書籍その他の標準的な物品（個人宅配送）の検収は、構成員から次の証跡の提出を受けて行う。
• (1) 発注時証跡: 当社名義発注の場合は発注記録（発注画面のスクリーンショット等）。自力発注の場合は発注プラットフォーム（Amazon等）の発注履歴画像。
• (2) 納品時証跡: 現物の写真（書籍の場合は表紙および奥付、機器の場合は型番・シリアル番号が判別できる写真）、配送伝票または到着通知の画像。

3. 検収の判定は、提出された証跡について、次の3点を満たすことを確認することにより行う。
• (1) 手続合理性: 発注プロセスが第18条に定めるルールに従って実施されたか（自力発注の場合は自力発注届が提出されているか）。
• (2) 研究関連性: 当該物品が当社の研究活動に紐付くか（当該構成員の従事課題、研究計画との関連が説明可能か）。
• (3) 価格合理性: 取得価格が市場価格に照らして合理的であるか。

4. 第2項・第3項に定める検収は、納品案件ごとに全件実施する。第3項の判定は、コンプライアンス推進責任者が監事相当職と当社が指定する社内コミュニケーションツール（Discord等）の専用チャンネルにおいて協議の上行うものとし、監事相当職の参加を必須とする。コンプライアンス推進責任者が協議内容を踏まえて検収報告書として記録する（生成AIによる文書整理を活用してよい）。

5. 換金性の高い物品（PC、タブレット、計測機器等）の検収は、第2項に加え、シリアル番号を当社の資産台帳に登録の上、半年に1回、現物の所在確認をオンライン立会い（Discordビデオ通話等）により行う。

6. 特定業者発注の事後所在確認: 第20条第1項に定める誓約書徴求対象業者（第18条第7項により編入された個別売主を含む。）からの発注、および第18条第6項に定める標準発注先からの発注のうちコンプライアンス推進責任者がリスク要因に応じて抽出した案件については、第2項に定める証跡（発注履歴画像・現物写真）に加え、コンプライアンス推進責任者が、四半期に一度、現物の所在確認を事後的に行う。物理的・第三者的な現場立会いは、フルリモート・個人宅直送を前提とする当社の組織形態において一律の実施が実効性を欠くため原則として採用しないが、高額または高換金性のハードウェア等、物理的な事前確認による牽制効果が特に有効と認められる案件については、案件ごとの判断により、当該物品を一旦事務部門（総務）の検収担当者に納品の上で現物確認を行い、その後構成員に転送する運用を選択することができる。
• (1) 抽出の対象および範囲: 抽出対象および件数は、コンプライアンス推進責任者が、リスク要因（取引総額、換金性、売主集中度等）を踏まえて決定する。運用上の具体的基準は、本規程の下位文書として別途定めるSOPによるものとし、運用実績を踏まえて随時見直す。
• (2) 確認方法: 構成員の生活実態および物品の使用環境（プライバシー上の制約、据付場所等）を踏まえ、次のいずれかから現実に実行可能なものを柔軟に選択する。実行困難な事情がある場合は、その旨を事後確認記録に明記する。
• (a) Discordビデオ通話による現物のオンライン提示
• (b) 撮影日が判別できる現物の追加写真の提出
• (c) 据付済み物品については、設置場所の写真または画面キャプチャ
• (d) 既に消耗・処分された物品については、処分記録または使用実績の説明
• (e) 本項柱書ただし書きに基づき検収担当者宛の中継納品を選択した場合は、検収担当者による現物確認時の写真・チェック記録
• (3) 記録: 事後確認の結果は、第4項の検収判定協議における監事相当職との協議内容に含めて記録する。生成AIによる集計・記録支援を活用してよい。

7. 特殊な役務（データベース・プログラム・デジタルコンテンツ開発・作成、機器の保守・点検など）の検収は、次のとおり行う。
• (1) 有形の成果物がある場合: 成果物および完了報告書等により検収を行い、仕様書、作業工程等の詳細を発注者以外の者が確認する。
• (2) 成果物がない役務: 立会いまたは作業実施の現場確認、作業報告書、点検記録、写真等により履行を確認する。立会いが困難な場合は、業者からの作業報告書および第三者証跡（出入記録等）により代替する。

第20条（業者誓約書）

1. 当社は、次の各号のいずれかに該当する業者に対し、別紙様式による誓約書の提出を求める。
• (1) 直近1年間において、競争的研究費等を財源とする取引総額が累計50万円以上の業者
• (2) 第18条第7項に定める同一売主集中度モニタリングにおいて誓約書徴求対象に編入された売主
• (3) 上記に該当しない場合であっても、コンプライアンス推進責任者が、リスク要因等を考慮して必要と判断した業者
なお、第18条第6項に定める標準発注先は、同条第5項に定める方針により本項第1号の累計取引額の集計対象から除外する。ただし、本項第2号に基づく個別売主の編入は妨げない。

2. 業者誓約書には、次の事項を盛り込む。
• (1) 当社の規則等を遵守し、不正に関与しないこと
• (2) 内部監査、その他調査等において、取引帳簿の閲覧・提出等の要請に協力すること
• (3) 不正が認められた場合は、取引停止を含むいかなる処分を講じられても異議がないこと
• (4) 構成員から不正な行為の依頼等があった場合には通報すること

第21条（業者処分方針）

1. 不正な取引に関与した業者に対し、当社は次の処分のうち事案の軽重に応じたものを行う。
• (1) 重大な不正に関与した業者: 当該業者との取引停止（期間は5年以内）、損害賠償請求、刑事告発の検討
• (2) 過失または軽微な不正に関与した業者: 取引停止（期間は1年以内）、改善要請、誓約書再提出の要求

2. 当該処分方針については、当社の不正対策に関する方針およびルール等を含め、業者に対し、周知徹底する。

3. 処分の決定は、最高管理責任者が、コンプライアンス推進責任者および監事相当職の意見を踏まえて行う。

第22条（非常勤雇用者の勤務管理）

1. 非常勤雇用者の勤務状況確認等の雇用管理については、統括管理責任者の指揮下にある事務部門（総務）が実施する。

2. 事務部門が採用時または定期的に、面談、勤務条件の説明、出勤簿・勤務内容の確認等を行い、特定の研究者に管理が委ねられないよう留意する。

第22条の2（謝金の支出）

1. 当社の構成員以外の個人に対する謝金の支出は、統括管理責任者の承認のもと、事務部門（総務）が支払依頼書（様式F3）を起票して行う。

2. 研究代表者本人および当該研究の従事者（共同研究者・研究支援人材を含む。）への謝金は、当社からの給与・役員報酬・業務委託費との二重支給を避けるため、原則として支出しない。

3. 謝金の支出区分および対価の決定は、次の各号に定めるところによる。
• (1) 講演料・実演料・専門的役務に対する謝金: 1回または1時間あたりの単価に基づき支払う。継続的・専門的な役務であって、年間累計が50万円を超える見込みのもの、または成果物の納品を伴うものについては、本条によらず第22条の3に定める業務委託費による支出とする。
• (2) 一般的な研究協力（朗読、簡易作業、補助業務等）に対する謝金: 1回または1時間あたりの単価に基づき支払う。
• (3) 研究参加者謝礼: 規程10（調査研究倫理ガイドライン）第3条に定める研究対象者の調査・実験等への参加に対する少額の謝礼であって、1回あたり概ね2,000円以下のもの。当該謝礼は、本規程および同ガイドラインの双方に従う。

4. 個人に対する謝金の支出は、所得税法（昭和40年法律第33号）第204条等に定める報酬・料金等に該当する場合、当該定めに従い源泉徴収（所得税および復興特別所得税）を行う。源泉徴収の税率は、所得税法第205条に従い、同一人に対する1回の支払金額のうち100万円以下の部分について10.21%、100万円を超える部分について20.42%とする。源泉徴収の要否、対象範囲および税率の判定は、事務部門（総務）が個別案件ごとに行うものとし、判断に疑義がある場合は当社の顧問税理士の助言を得る。

5. 研究参加者謝礼については、当該謝礼が所得税法上の「報酬・料金等」に該当するか否かは個別判断によるところ、当社は当該謝礼を 「少額・単発の参加協力費」（所得税法第204条第1項各号に掲げる業務に該当しないと判定した類型）として位置づけ、次のとおり運用する。
• (1) 1回あたり概ね2,000円以下かつ単発であって、参加者と当社との間に継続的役務提供関係が認められない研究参加者謝礼については、原則として源泉徴収を行わない。
• (2) 次のいずれかに該当する支払いは、本項第1号にかかわらず源泉徴収の要否を様式F3の通常版により個別判定し、必要に応じて顧問税理士の助言を得る。
• (a) 同一個人への支払いが月額5万円以上となる継続的支払い
• (b) 1回あたり2,000円を超える支払い
• (c) 拘束時間が長時間（概ね2時間超）または侵襲性のあるものに伴う支払い
• (d) その他、所得税法上の報酬・料金等に該当する蓋然性が高いと判断される支払い
• (3) 本項第1号の運用は、所得税法上の明文の少額免除規定によるものではなく、当社の自主的判定として行うものであり、その妥当性は当社の顧問税理士の年次確認を受けるとともに、税務当局の見解変動に応じて適時見直すものとする。

6. 謝金単価のガイドラインは、本規程末尾の別表「謝金単価ガイドライン」により定める。当該ガイドラインの上限を超える単価で支出する必要がある場合は、統括管理責任者が、研究計画書または契約書類における正当性の説明を確認のうえ、最高管理責任者の承認を得るものとする。

7. 研究参加者謝礼の支払いは、規程10（調査研究倫理ガイドライン）第13条・第14条に定めるインフォームドコンセントの取得後に行う。研究参加者への謝礼支払と参加同意・データ取得同意を一体化した様式（様式F4）を用いることができる。

8. 謝金の支払先・金額・回数・源泉徴収の有無・資金源は、支払依頼書（様式F3）に記録し、検収判定協議（第19条第4項）の付随情報として監事相当職と共有する。研究参加者謝礼（本条第3項第3号）および1回あたりの謝金支給額が概ね2万円以下の少額謝金については、コンプライアンス推進責任者の判断により、月次一括確認による共有とすることができる。

第22条の3（業務委託費の支出）

1. 個人または法人に対する業務委託費の支出は、書面による業務委託契約書（様式F1または様式F2）の締結を要件とする。契約締結に先立ち、第18条の2に定める見積取得手続を行うものとする。

2. 業務委託契約は、統括管理責任者の承認を経て、最高管理責任者の決裁により締結する。1件あたりの予定対価が100万円以上の契約については、最高管理責任者の決裁に加え、経営会議への事前報告を要する。

3. 業務委託契約書には、少なくとも次の事項を盛り込む。
• (1) 業務範囲（役務内容、成果物の定義、納期）
• (2) 対価および支払条件（支払期日、支払方法、源泉徴収の有無、印紙の取扱い）
• (3) 履行期間
• (4) 知的財産権の帰属（成果物・派生著作物の取扱い、研究データの当社帰属）
• (5) 秘密保持義務（契約終了後を含む有効期間）
• (6) 反社会的勢力排除条項（規程11と整合）
• (7) 個人情報の取扱い（取扱いを伴う場合に規程01・規程16（社内文書）と整合）
• (8) 監査受入義務、不正時の措置（規程09（社内文書）様式Cの発動条項を含む）
• (9) 再委託の事前承認義務

4. 包括業務提携先その他特殊な関係を有する取引先への業務委託については、第3項各号に加え、次の追加要件を満たすものとする。
• (1) 当社の役員・構成員と当該委託先の役員・構成員との間の兼任の有無を確認し、その内容（兼任の有無を問わず確認結果）を統括管理責任者が記録する。
• (2) 随意契約の妥当性を、第18条の2第2項に定める理由書（様式F5）により記録する。代替可能な提供者が存在しないこと、または存在しても本提携先が最適である合理的理由を明記する。
• (3) 当該委託先から当社への無償提供物・現物提供（無償ライセンス、現物供与、低廉な役務提供等）がある場合、その内容、見積評価額、提供期間を記録し、競争的研究費等の申請書類および成果報告における利益相反開示に反映する。
• (4) 本項の記録は、研究案件ファイル（規程10第38条）に併せて綴じ、内部監査および監事相当職の独立確認の対象とする。

5. 業務委託費の検収は、第19条第7項（特殊な役務の検収）を準用する。納品物・作業ログ・工数報告の3点セットによる確認を原則とし、発注者と検収判定者の分離を徹底する（不正防止計画 重点監視カテゴリAと整合）。

6. 個人に対する業務委託費は、所得税法に基づき源泉徴収を行う。源泉徴収の要否（業務内容が同法第204条第1項各号に掲げる業務に該当するか）および税率の判定は、事務部門（総務）が個別案件ごとに行うものとし、判断に疑義がある場合は当社の顧問税理士の助言を得る。

7. 法人に対する業務委託費は、原則として源泉徴収の対象外として運用する。

8. 業務委託契約に基づき業務に従事する者（受託者）が研究費関連業務に従事することとなる場合、または研究データの作成・取得に関与する場合は、当該受託者から規程09（社内文書）様式Cによる覚書を取得する。様式F1および様式F2の業務委託契約書には、当該覚書を発動する条項を含めるものとする。

第23条（出張管理）

1. 研究者の出張計画の実行状況等を事務部門（総務）で把握・確認できる体制とする。

2. 出張に伴う交通費や宿泊費の支払いに当たっては、当社の標準的な経費精算システムにより、出張を行う者が立替払で支払い、後日精算する仕組みを導入する。

3. 用務内容、訪問先、宿泊先、面談者等が確認できる報告書等の提出を求め、重複受給がないかなども含め、用務の目的や受給額の適切性を確認し、必要に応じて照会や出張の事実確認を行う。

第24条（換金性の高い物品の管理）

第25条（研究者番号の発番管理）

1. 当社は、e-Rad所属機関として研究者番号を保有する研究者の登録・更新・削除を、事務部門（総務）が一元管理する。

2. 研究者番号発番の依頼受付および進捗管理は、コンプライアンス推進責任者の監督下で行う。

第7章 告発窓口および不正調査

第26条（告発窓口）

1. 当社は、機関内外からの告発等（機関内外からの不正の疑いの指摘、本人からの申出など）を受け付ける窓口を設置する。

2. 告発窓口の名称、場所、連絡先、受付の方法は、当社ウェブサイトに公表する。

3. 告発窓口の受信者は、最高管理責任者および監事相当職とし、両者に同時に通知される設計とする。

4. 不正に係る情報が、窓口の担当者等から迅速かつ確実に最高管理責任者に伝わる体制を構築する。

第27条（不正調査）

第28条（措置・制裁）

1. 構成員に研究費不正または研究活動上の不正行為が認定された場合、当社は次のとおり、当該構成員の雇用関係等に応じた措置を講じる。
• (1) 労働者である構成員: 当社「就業規則」第65条および第66条の懲戒規程に基づく懲戒処分（けん責、減給、出勤停止、懲戒解雇）。研究費不正・研究不正に係る懲戒事由は、就業規則第11条に定める遵守事項違反として懲戒の対象となる。
• (2) 役員（取締役・監査役相当職等）: 取締役会または株主総会による解任、職務執行停止、役員報酬の減額または返還請求、損害賠償請求。
• (3) 顧問: 顧問契約の解除、顧問料の返還請求、損害賠償請求。
• (4) 業務委託メンバー（業務委託契約に基づく構成員）: 業務委託契約の解除、業務停止、報酬の返還請求、損害賠償請求。

2. 上記各号の措置と並行して、配分機関による申請等資格の制限、研究費の返還等の措置が講じられる場合がある。

3. 不正使用が悪質と認められる場合は、刑事告発または民事訴訟を行うことができる。

第8章 情報発信・共有化

第29条（外部公表）

1. 当社は、競争的研究費等の使用に関するルール等について、機関内外からの相談を受け付ける窓口を設置し、当社ウェブサイトに公表する。

2. 競争的研究費等の不正への取組に関する当社の方針等を当社ウェブサイトに公表する。

第9章 モニタリング

第30条（内部監査）

1. 当社は、競争的研究費等の管理体制に不備がないか検証するため、内部監査を実施する。

2. 内部監査部門は、最高管理責任者の直轄として設置する。統括管理責任者およびコンプライアンス推進責任者の業務執行ラインから独立した立場で監査を行い、監査結果は最高管理責任者に直接報告する。統括管理責任者およびコンプライアンス推進責任者とは連携関係にあるが、その指揮下には置かない。

3. 内部監査は、毎年度定期的に、ルールに照らして会計書類の形式的要件等が具備されているかなどのチェックを実施する。

4. 内部監査部門は、不正が発生するリスクに対して、重点的にサンプルを抽出し、抜き打ちなどを含めたリスクアプローチ監査を実施する。

5. 専門的な知識を有する者（公認会計士や他の機関で監査業務の経験のある者等）を活用して内部監査の質の向上を図ることが望ましい。当面は、必要に応じて外部の税理士・公認会計士の関与を求める。

6. 内部監査による結果および指摘に対する当社としての対応策について、コンプライアンス教育や啓発活動を活用するなどにより、構成員に対して周知を図る。

第31条（監事相当職および会計監査人との連携）

第10章 雑則

第32条（規程の改廃）

第33条（施行）

別表: 謝金単価ガイドライン

• 大阪大学謝金規則 https://www.osaka-u.ac.jp/jp/about/kitei/reiki_honbun/u035RG00000489.html

• アスマーク 被験者謝礼相場 https://www.asmarq.co.jp/qa/qa0415/

• 神奈川県最低賃金 https://jsite.mhlw.go.jp/kanagawa-roudoukyoku/